Productividad GTD (4) - Reflexionar y revisar.

Autor Jonathan López - September 29, 2016

El cuarto paso para establecer el método GTD como sistema de productividad personal en tu vida es el de revisar y reflexionar para mantener actualizado el sistema y poder confiar en él.

Principio: El revisar y reflexionar tiene dos propósitos: (1) mantener actualizado los datos que hay en tu sistema GTD y (2) mantener cierta perspectiva sobre todo lo que estás haciendo.

El día a día está lleno de imprevistos y sorpresas. Es muy cambiante. Siempre surgen nuevos asuntos o suceden cosas que nos hacen aplazar los proyectos o tareas que tenemos en marcha. Es necesario revisar todos los datos de tu sistema y renovarlos cuando sea necesario para que se adapten a la realidad. Si no lo hacemos, no confiaremos en él y por lo tanto dejará de ser últil.

El revisar las tareas o proyectos que estamos realizando y tenemos pendientes, nos permite reflexionar en qué estamos gastando nuestras energías y tiempo. Sabremos dónde estamos y hacia dónde nos dirigimos en nuestras metas.

Cómo se hace

Depende del nivel de enfoque que quieras revisar.

Listado de tareas.

Es el nivel que más frecuentemente hay que revisar en el sistema GTD. Varias veces al día y tantas como tu necesites.

Para saber qué tarea siguiente hay que realizar y finiquitar.

Según el contexto en el que estemos (cola de espera del banco o esperando a alguien con un teléfono a la mano, en el supermercado, en la oficina, etc) podremos ver qué tareas podemos realizar.

Otra forma de revisar el “Listado de tareas” es viendo:

• Qué tareas se han quedado anticuadas y hay que eliminar.
• Qué asuntos han dejado de tener sentido por culpa de lo que te acaba de suceder. Tareas que hay que descartar.
• O qué tareas hay que actualizar por las nuevas circunstancias.

Listado de proyectos y agenda.

Siempre hace falta revisarlos. Al menos semanalmente.

Si ahora mismo revisas todos tus proyectos, seguro que hay alguno que tienes que actualizar o modificar por lo que haya pasado hoy o estos días atrás. Quizás te los tengas que replantear, postponer o incluso cancelar. Es muy normal y habitual.

El revisar y reflexionar en los proyectos seguro que te recordarán detalles que antes ni te habías planteado y son necesarios tener en cuenta.

Tus áreas de responsabilidad.

Esto necesita una revisión también semanal.

Cuando sometes a una revisión y una reflexión exahustiva a cada una de estas áreas seguro que encontrarás algo que necesita un ajuste por los imprevistos.

También puede que descubras alguna área que por las circunstancias has tenido que descuidar un poco. ¿Qué puedes o deberías hacer al respecto?

Incluso podría suceder que alguna de estas áreas haya dejado de tener sentido o te la tengas que replantear desde cero.

Por ejemplo, si te despiden del trabajo, tu área de responsabilidad “Trabajo” va a cambiar totalmente. Quizas al reflexionar en ello encuentres una oportunidad ideal para “Emprender” o descubras cómo otros proyectos o áreas se van a ver afectadas.

Objetivos a uno o dos años vista.

Este nivel quizás no necesite una revisión tan frecuente como los anteriores. Pero también sigue siendo necesario. Quizas una vez al mes o según lo que tu necesites.

Es bueno preguntarse:

• “¿Qué he hecho este mes para avanzar en esta meta? y… ¿qué tengo que hacer ahora?”.
• “Con lo que ha pasado hoy/esta semana/este mes ¿qué voy a hacer con esta meta ahora? ¿cómo la tengo que ajustar? ¿cómo me va afectar de ahora en adelante?”.

¡Ojo! No te limites a estas preguntas, son solo un ejemplo y cada cual ha de plantearse todas las que le hagan falta para aclarar completamente el tema y reorganizarse.

Objetivos a tres o cinco años.

La frecuencia necesaria de revisión y reflexión para este nivel es aun menor. Pero tan frecuente como tu necesites.

Básicamente se hace igual que en el caso anterior. Pero aquí más que revisar es reflexionar. Pensar en lo valioso que siguen siendo o no estas metas para ti, por qué merecen seguir recibiendo tu tiempo, atención y esfuerzo.

Hay veces que suceden cosas en la vida que hacen replantearte todas estas metas y es necesario aclararlo para saber a dónde te diriges en tu vida, qué será de ti en tres o cinco años vista.

Tu vida.

Tras ciertos eventos puede que uno se plantee su estilo de vida, creencias, actitudes, motivaciónes o principios por los que uno se rige.

La muerte de un ser querido, el encontrar una nueva pareja con la que quieres casarte, el próximo nacimiento de un hijo, un accidente de tráfico, el éxito inesperado en cierto negocio… son eventos que nos pueden afectar de por vida.

El reflexionar y aclarar qué queremos conseguir en la vida, cómo queremos vivir y par qué vivimos nos aportará claridad para cualquier otro aspecto de nuestro día a día. Es necesario.

La clave

Si no estás dispuesto a hacer una valoración semanal de todos tus proyectos, tu cerebro se empeñará en revisarlos continuamente. Sin apenas darte cuenta. Perderás la tranquilidad y claridad que te da un sistema de organización GTD en el que puedes confiar.

Ser conscientes que revisar y reflexionar de un modo directo y consciente los listados completos de tus obligaciones, sin duda, te proporciona claridad, creatividad y confianza en uno mismo.

La clave es darse cuenta de la importancia que tiene en tu sistema de organización. Tras hacerlas, trata de ver el beneficio que obtienes, cómo te hacen sentir y plantearte las cosas.

Es muy fácil dejar de hacer las revisiones. A todos nos ha pasado alguna vez. Pero también es fácil retomarlas.

Simplemente planifica cuándo vas a hacer tu revisión semanal, la mensual y trimestral o anual. Respeta esa planificación.

Beneficios

• Tener la tranquilidad de saber que eres consciente de cómo están todos tus asuntos. Qué estás dejando aparcado de forma consciente y qué proyectos estás llevando bien o cuales estás descuidando un poco.
• Poder confiar en tu sistema de organización GTD.
• Poder concentrarte en tu tarea actual, sabiendo que es lo que debes estar haciendo ahora.
• Mantenerte enfocado en tus metas y objetivos. Evitando que seas arrastrado por los imprevistos del día a día.

Te invito a que dejes un comentario más abajo y me digas que opinas al respecto.