Productividad GTD (3) - Organizar para obtener el control

Autor Jonathan López - September 19, 2016

El tercer paso para establecer el método GTD como sistema de productividad personal en tu vida es organizar todo aquello que es significativo para ti de alguna manera.

Principio: Las cosas se ordenan en función del significado que tienen para uno mismo. Una definición única y rigurosa para cada individuo. Teniendo en cuenta que el significado de las cosas va cambiando a lo largo del tiempo.

Cómo se hace

Tras analizar uno a uno cada “cosa” que has recolectado en “el proceso de captura” y determinar qué significa para ti eso, en “el proceso de aclarar”, toca colocar cada “cosa” en su ubicación apropiada.

Un error clave es creer que “organizarse” es un solo acto.

¿Qué significa realmente “ser organizado”? Significa recolectar o capturar todo aquello que no está en su sitio o no es como debería ser según nuestra opinión, aclarar qué significa exactamente para nosotros y lo que implica (lo que tenemos que hacer con ello) y colocar cada categoría de cosas es su ubicación apropiada.

Cuanto más exahustivo y elevado sea el nivel que alcancemos, más sentiremos que todo es sencillo, fluido y eficiente.

Puede ser un proceso muy rápido cuando tenemos clara nuestra estructura organizativa.

Esta definición de organización se puede aplicar perfectamente a proyectos, eventos, citas, actividades y acciones pendientes. Aunque en estos casos su ubicación es más conceptual y cotextual que física.

Ejemplo de cómo se pueden organizar los asuntos bajo el sistema GTD:

• Un lapiz.
  • Significado: Es una herramienta que uso todos los días para estudiar o trabajar.
  • Ubicación idónea para mí: El cajon del escritorio al lado del sacapuntas y la goma de borrar.
• Caja de cartuchos de tinta para la estilográfica.
  • Significado: son los cartuchos para la estilográfica que se me rompió/perdí hace dos meses y no espero tener ninguna más.
  • Ubicación idónea para mí: El cubo de la basura.
• Celebración del 3er aniversario de la empresa.
  • Significado: Los jefes esperan que asista y es un buen momento para pasarlo bien con los “compis” del curro. No tengo que hacer nada, solo asistir.
  • Ubicación idónea para mí: Anotación en el calendario del movil con una alarma de aviso para el día de antes por si acaso y otra 2 horas antes del evento para que me de tiempo a llegar a tiempo.
• Documentación del proyecto ‘CX45’.
  • Significado: Es la documentación del producto que he terminado de desarrollar con mi equipo en la empresa y que venderemos los próximos 4 años.
  • Ubicación idónea para mí: Copia digital al Dropbox de la empresa y copia impresa a la estantería del despacho.
• Revista ABCD sin leer.
  • Significado: Revista con artículos muy interesantes que me ayudan a mantenerme al día de esto que tanto me gusta y uso.
  • Ubicación idónea para mí: En la estantería que hay delante de la taza del váter en el cuarto del baño.
• Revista ABCD ya leída.
  • Significado: Aunque interesante no me dice nada nuevo de interés especial.
  • Ubicación idónea para mí: El contenedor de basura para el reciclaje de papel.
• Publicidad en papel sobre piragüismo.
  • Significado: Me encantaría hacerlo, pero no tengo vacaciones hasta dentro de 2 meses y aun no se qué haré.
  • Ubicación idónea para mí: Foto a la publicidad y a la carpeta de Evernote de “Algún día/más adelante”. La publicidad en papel al contenedor de reciclaje.

Como se puede ver en lo ejemplos, las cosas, proyectos, eventos, etc. tienen su lugar según el significado que tenga en ese momento para nosotros. Con el tiempo hay que ir revisando, analizar qué significan ahora para nosotros y decidir si su ubicación actual es o no la correcta.

Nuestra estructura o sistema de organización depende mucho de cada uno. Las categorías organizativas que propone David Allen en su libro “Haz que funcione” es la que se muestra a continuacíon.

Creo que la imágen es muy descriptiva y fácil de entender. Si alguien quiere que la analicemos más, dejad un comentario más abajo o enviadme un twitt a @jolouster.

El sistema GTD que propone David Allen es un estándar muy útil y efectivo. Pero como todo se puede ajustar y adaptar a las necesidades de cada cual. Es un buen punto de partida.

La clave

• El significado precede a la organización.

  Si no tienes un buen modelo de base sobre cómo y por qué contener y separar según qué materiales y con qué propósito, siempre tendremos la sensación de falta de orden de organización.

• Hay que revisar regularmente el sistema GTD.

  La idea es que para tener un sistema confiable, hay que actualizarlo y adaptar su contenido a los imprevistos y novedades del día a día. Eso se analizará más a fondo en la siguiente entrega sobre productividad.

• No hacerlo hecha a perder el esfuerzo de recolectar y aclar de los pasos anteriores.

  No saber dónde está cada cosa y dónde encontrar la información que necesitamos en cada momento nos roba las energías y el tiempo.

• Es algo personal.

  Nadie tiene que juzgar el sistema organizativo de nadie. Ni imponer un sistema de organización a otra persoa, salvo que sea el de una empresa u organización de más de una persona.

Beneficios

La tranquilidad de saber dónde está cada cosa.

La confianza, la facilidad de uso y el ahorro de tiempo de tener un sistema organizado te motiva y ayuda en el día a día a ser más organizado y eficiente.

Te “compra tiempo” para lo que realmente quieres. No lo desperdicias buscando las llaves o el número de teléfono de tu abogado al que tienes que llamar urgentemente hoy mismo.

Te da más liberdad. El sistema se adapta a ti y a tus circunstancias. Te permite centrarte en lo que es realmente importante para ti.

¡Pruébalo!

Te invito a que dejes un comentario más abajo y me digas que opinas al respecto.